Van Gogh Museum ervaart: kunst en IT, een onverwachte combinatie

Bij een kunstmuseum als het Van Gogh Museum lijkt IT in eerste instantie niet de meeste prioriteit te hebben. Niets is echter minder waar. Het museum zet IT breed in, van kantoorautomatisering tot registratie van de collectie, en heeft te maken met grote hoeveelheden data. De infrastructuur waarop die activiteiten plaatsvinden heeft het Van Gogh Museum in zeer korte tijd neergezet in samenwerking met SLTN.

Van Gogh Museum in Amsterdam bevat de grootste collectie werken ter wereld van de schilder Vincent Van Gogh. Het museum beschikt naast het museum over een hoofdkantoor en een distributiecentrum.
In het museum werken ongeveer 350 vaste medewerkers, aangevuld met nog ongeveer honderd parttime medewerkers.Per jaar weten meer dan 2 miljoen mensen de weg naar het museum te vinden.

IT cruciaal

IT blijkt een cruciale rol te spelen binnen de activiteiten van het museum, en het belang ervan wordt alleen maar groter. De afdeling IT ondersteunt de kantoorautomatisering, èn alle IT in het museum, zoals de multimediatour en het registreren van de assets van het museum, de schilderijen en tekeningen. Ook bij die registratie komt IT kijken, niet in de laatste plaats in de vorm van een grote behoefte aan opslagruimte omdat er bijvoorbeeld foto’s en infraroodopnamen van schilderijen worden gemaakt en opgeslagen. Ook de kaartverkoop is digitaal, met online ticketverkoop.

“Dit betekent dat er ontzettend veel data wordt opgeslagen”, zegt Willem Zegers, Hoofd IT bij het Van Gogh Museum. Toen het museum een paar jaar geleden ging verhuizen naar een andere locatie, was dat een natuurlijk moment om de oude infrastructuur te moderniseren. Ook de eisen vanuit de ‘business’ waren in de loop der tijd veranderd, onder meer omdat steeds meer mensen flexibel willen werken. Bovendien werken medewerkers van het museum regelmatig in het buitenland, onder meer met een wereldwijd rondreizend Experience Center. Ook dat vraagt om werkplekken waar mensen tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken.

Flexibel werken en digitalisering

De IT-organisatie was voorheen vooral gericht op een traditioneel kantoorautomatisering, met vaste werkplekken en een serverpark. Flexibel werken en vergaande digitalisering van het museum heeft die rol veranderd, en dat heeft de vraag naar de markt bepaald. “We wilden uiteindelijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan beheer, en vooral onze medewerkers zo snel mogelijk digitaal kunnen laten werken”, zegt Zegers. “We wilden af van de onderhoudsintensieve fat clients.”

Een aanvullende wens, die de uitvraag flink complexer maakte, was dat de nieuwe omgeving ook nog eens in drie maanden klaar zou moeten zijn vanwege de aanstaande verhuizing. “Met die vragen hebben we een aantal leveranciers benaderd, waaronder SLTN. Dat heeft tot een aantal voorstellen geleid waar we over gesproken hebben. Die eis van drie maanden oplevertijd was wel een uitdaging. Maar uiteindelijk heeft SLTN besloten de uitdaging aan te gaan, op voorwaarde dat we het in de vorm van een partnership zouden gaan doen. Dus wij als IT-afdeling zouden daar zelf ook een belangrijke bijdrage aan leveren.”

Direct aan de slag

“We zijn in augustus van start gegaan met het neerzetten van de nieuwe omgeving. Op 1 december konden de medewerkers na de verhuizing naar een tijdelijke ruimte direct aan de slag. We hebben in die tijd een VDI-omgeving neergezet waar SLTN veel kennis bij heeft ingebracht, en heeft geholpen bij het inrichten van de virtuele werkplekken. Gezamenlijk hebben we er een mooi design voor neergezet.”

Onderdeel van het ontwerp was dat het museum een grote diversiteit aan gebruikers wilde bedienen, met voldoende capaciteit. Het systeem moest onder meer berekend zijn op zware grafische toepassingen, waarbij de afbeeldingen bijvoorbeeld kleurecht zouden blijven. Daar is in de uiteindelijke oplossing succesvol rekening mee gehouden.

In één dag over

Toen vervolgens het uiteindelijke onderkomen klaar was, hoefden de IT-ers niet veel meer te doen. “We hebben in één dag de hele VDI-omgeving overgezet naar het nieuwe pand, en de medewerkers konden zonder problemen aan de slag, ook omdat ze al gewend waren aan de VDI-omgeving. En tijdens de verhuizing van de werkplekken konden de mensen gewoon thuis doorwerken. Dat is het voordeel van VDI.” Omdat digitaal werken steeds belangrijker werd, doemde de volgende uitdaging op. De bestaande serveromgeving voldeed niet meer, en er was een oplossing nodig met meer capaciteit en een betere performance. Vooral het digitale asset management vroeg veel opslagcapaciteit.

HPE 3PAR

“Ook daarbij hebben we een beroep gedaan op SLTN, met de vraag om ons hierin te adviseren, en ons te helpen aan een omgeving waar we de komende jaren mee verder kunnen. Het advies was om met HPE te gaan praten, wat op basis van de eisen heeft geleid tot een dubbel uitgevoerde HPE 3PAR-omgeving: een speciaal voor het digitale assetmanagement, en één voor de kantoorautomatisering.”

“De samenwerking met SLTN is erg goed geweest. Zij luisterden goed naar de vragen die we hadden, en hebben echt invulling gegeven aan het begrip partnership met goede mensen die vanaf het begin geïnteresseerd waren in onze werkzaamheden. En bij vragen reageren ze altijd snel. We hebben nu een mooie omgeving staan die goed presteert. Bovendien hebben we voor de veiligheid gezorgd voor redundantie.”

“Belangrijk voor dergelijke projecten, zowel het VDI- als 3PAR-project, is dat je goed nadenkt over het doel. Het zijn de eindgebruikers die bepalen wat zij willen hebben, daar moeten wij als IT-afdeling naar luisteren, en dat geldt ook voor de leverancier. Wij zijn een professionele organisatie, en die professionaliteit vragen wij ook van onze leveranciers. En dat heeft SLTN waargemaakt.”

Cases