Ook co-creatie is nu mogelijk bij Gemeente Amersfoort

Bij het vervangen van de bestaande compute, storage- en back-up omgeving heeft de gemeente Amersfoort gekozen voor een nieuwe constructie. In het kader van de gemeente-brede strategie om zoveel mogelijk in regie te werken is het beheer van de nieuwe omgeving uitbesteed aan SLTN. Dit is de eerste stap op weg naar een bredere regiefunctie van de IT-afdeling de komende jaren.

A picture of what looks like a town entrance in Gemeente Amersfoort

Amersfoort is een middelgrote stad in het midden van Nederland met relatief veel jonge inwoners en een rijke historie. Al in de jaren ’90 is Amersfoort in regie gaan werken met kernactiviteiten. Denk aan huisvuil ophalen en het beheer van de openbare ruimte. De komende jaren betekent dit voor de IT-afdeling dat de weg is ingezet naar een werkwijze waarbij de nadruk meer op regievoering en minder op operationeel beheer komt te liggen. De belangrijkste reden is de implementatiekracht te vergroten zodat de IT-afdeling sneller kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen, maar ook het waarborgen van de continuïteit.

Beheer uitbesteden

De gemeente Amersfoort beschikte aanvankelijk over een storage- en compute omgeving waarbij het operationele beheer door de gemeente zelf werd uitgevoerd. Op het moment dat deze omgeving aan vernieuwing toe was, speelde de vraag of het nog wel rendabel was om een dergelijke complexe omgeving zelf te beheren of dat het beter bij een externe partij ondergebracht kon worden. “Toen het systeem aan het eind van de lifecycle was, gingen we nadenken over het uitbesteden van het beheer”, zegt de Adviseur Informatietechnologie. “Deze vraag was voor ons belangrijker dan de vraag welke technologie van welke fabrikant we zouden gaan gebruiken.

De projectleider, vult aan: “Naast de storage- en compute omgeving hebben we ook de back-up tegelijkertijd aanbesteed. Dat deden we aanvankelijk ook allemaal zelf, maar dat wilden we ook aan de markt laten. We dachten eerst aan het inrichten van een externe clouddienst, maar dat is uiteindelijk een omgeving geworden die wel bij ons in het datacenter staat, maar beheerd wordt door SLTN als een managed service. Wel zijn we zelf nog verantwoordelijk voor het maken van de backups, het inrichten van de schema’s en het uitvoeren van restore verzoeken. We wilden deze taken aanvankelijk ook uitbesteden, maar hebben uiteindelijk besloten dit (nog) niet te doen.Het is een voorzichtige uitbesteding, waarbij we geen investeringen hoeven te doen in de hard- en software voor onze backup oplossing.”

Strategie

Als het gaat om strategie werkt de gemeente Amersfoort nauw samen met SLTN. De adviseur Informatietechnologie: “Het platform op basis van HPE-technologie wordt beheerd door SLTN, maar de back-up doen we zelf. Ook restoren doen we uiteindelijk zelf via een portal. Het is een intensieve samenwerking geworden en dus niet een volledige regiefunctie. Dat hadden we destijds ook niet uitgevraagd in de aanbesteding.”

De projectleider voegt daaraan toe: “Dit is wel een wens voor de toekomst. We zien deze oplossing dan ook als een kans om kennis te maken met de regiefunctie en dit in een later stadium verder door te kunnen voeren. Dat past goed in de bredere strategie van de gemeente Amersfoort, het speelt niet alleen bij de IT. Ook het ophalen van vuilnis, zoals al eerder gezegd, doen we niet meer zelf, maar laten we extern doen waarbij we zelf de regie houden.”

Hulp

De adviseur Informatietechnologie: “De volledige platformen voor de storage-omgeving en de back-up omgeving zijn dus uitbesteed en in beheer genomen door SLTN. Wij hebben daarin de regiefunctie. Wanneer we met een van deze platformen problemen hebben, kunnen we altijd terecht bij SLTN. Zij monitoren de systemen natuurlijk ook. En voor het deel van de oplossing dat bij ons ligt kunnen we hulp vragen bij SLTN als dat nodig zou zijn. In het servicecontract is er, naast preventief onderhoud, 24×7 ondersteuning beschikbaar.”

De nieuwe apparatuur is gebaseerd op de nieuwste all-flash technologie van HPE. De migratie heeft niet meer dan 1,5 week geduurd in plaats van de geplande 5 weken. Een enorme tijdswinst waarbij de migratie vlekkeloos is verlopen. De beschikbare kennis en kunde vanuit SLTN heeft mede deze snelle migratie mogelijk gemaakt! Wat je wel ziet is dat er nu aantoonbaar aan allerlei randvoorwaarden wordt voldaan, zoals veiligheid, wat voor de gemeente van groot belang is. Wanneer je alles zelf doet, moet je er ook voor zorgen dat je steeds de meest actuele kennis in huis hebt en er veel tijd in steken. Het voordeel van functionele aansturing is dat dat niet meer hoeft.”

Dienstverlening

“Een voordeel van het organiseren van een regiefunctie is dat dit je dwingt om na te denken over de inrichting van je systemen. Dit leidt uiteindelijk tot meer efficiëntie. Je hoeft je niet druk te maken over de details van het systeem, maar je moet wel nadenken over het inrichten van je eigen dienstverlening. Dat zorgt voor veel duidelijkheid.”

“Iedere dag overleg is nu niet meer nodig. Dat neemt niet weg dat een goede relatie met de opdrachtnemer belangrijk is in deze constructie. SLTN heeft de kennis en de kunde die wij goed kunnen gebruiken. Als dat goed geregeld is, zijn wij tevreden.”

Een trend die de adviseur informatietechnologie voorziet in de toekomst is dat het applicatielandschap meer op basis van SaaS-oplossingen ingericht zal worden. “Wel is er nog steeds veel sprake van legacy-systemen, die weliswaar niet groeien, maar ook niet afnemen. SaaS-diensten regelen niet alles, bijvoorbeeld op het gebied van wettelijke bewaartermijnen van data in relatie tot externe omgevingen. Daar moeten wij rekening mee houden.”

“Lessons learned”

De adviseur Informatietechnologie: “Een van de belangrijkste “lessons learned” is dat het goed is om vooraf heel goed na te denken over hoe de samenwerking met een leverancier er idealiter uit moet komen te zien. Wat wil je zelf nog blijven doen en wat gaat je partner doen? Dat hebben wij aanvankelijk heel technisch ingestoken, maar ook de functionele kant is heel belangrijk.” De projectleider: “Dat maakt het tastbaar, je vergeet niets, en het voorkomt verrassingen. Een goede voorbereiding is dus belangrijk. Bij ons is de migratie overigens wel uitermate snel gegaan! We hadden er vijf weken voor gereserveerd maar waren in een anderhalve week klaar, en er stond een stabiele oplossing. Ook dit is voortgekomen uit het feit dat er een goede voorbereiding heeft plaatsgevonden in samenwerking met SLTN.”

Cases