Innovatie nieuwe infrastructuur voor gemeente Eemsdelta

Het samenvoegen van gemeenten is een proces waar het combineren van onderling verschillende ICT-omgevingen een belangrijk aandachtspunt is. Voor de gemeente Eemsdelta was dit de aanleiding om de strategische keuze te maken voor uitbesteding van ICT aan SLTN, in een volledig nieuwe flexibele innovatieve omgeving.

Eemsdelta is een gemeente in het noorden van Nederland die in 2021 is ontstaan uit het samenvoegen van de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum. Omdat Eemsdelta een fusiegemeente is heeft de afdeling ICT een belangrijke rol gespeeld in het stroomlijnen van de werkzaamheden. Want het samenvoegen van de ICT betekende nog niet gelijk dat alle ICT in de drie gemeenten gelijk was, er was aanvankelijk nog wel degelijk sprake van drie verschillende omgevingen, zegt Adrik Schmid, CIO/Teammanager Team Informatievoorziening. “Op technisch gebied was het dus nog wel een groot project om alles te combineren.”

Dit project was wel een goede aanleiding om nog eens kritisch naar de eigen systemen en werkzaamheden te kijken. “Daarbij is toen ook gekeken naar de mogelijkheid om zaken uit te besteden aan een derde partij. Dat is uiteindelijk SLTN geworden.”

De samenwerking is tot stand gekomen na een Europese aanbesteding. Schmid: “Dat was best spannend, want je hebt van alles op papier gezet, maar je weet nooit hoe de samenwerking er vervolgens in praktijk uit komt te zien. We wilden erg graag samenwerken met een partij die ook oog heeft voor de menselijke maat bij een relatief kleine opdrachtgever zoals wij zelf. Om die reden hebben we ook direct na bekend worden van de winnaar van de aanbesteding een verificatie-gesprek ingepland. Daar bleek al heel snel dat we een goed gesprek konden voeren met de mensen van SLTN en dat er een buitengewoon prettige sfeer was en wederzijds begrip. We zijn daarna met veel vertrouwen het traject ingestapt om samen te werken en hebben daar geen moment spijt van gehad.”

De drie gemeentelijke omgevingen draaiden fysiek in twee datacenters, één in Appingedam en één in Delfzijl. De opdracht voor SLTN was, om eerst een volledig nieuwe gemeentelijke omgeving neer te zetten in een datacenter Groningen. Marko Overzet, ICT Architect: “We zijn in december 2019 begonnen met het neerzetten van hardware, en op 1 januari was dat allemaal draaiend opgeleverd.” Vervolgens vond de daadwerkelijk migratie van de oude naar de nieuwe omgeving plaats. Dat is in een jaar tijd ook succesvol gebeurd.”

Tijdens dat jaar kon de organisatie gewoon doorwerken op de oude omgeving. Van de complexiteit op de achtergrond hebben de gebruikers veelal niets gemerkt. SLTN heeft op basis van de gevraagde functionaliteit gekozen voor HPE Greenlake. Overzet: “Wij hadden in onze aanbesteding de functionaliteit aangegeven die we nodig hadden. De invulling welke hardware hebben we overgelaten aan de inschrijvende partijen, met de voorwaarde dat het wel een gerenommeerde partij moest zijn. Dat is op aanraden van SLTN HPE geworden, en daar zijn we heel blij mee.” Hiermee is de gemeente Eemsdelta één van de eerste partijen in Nederland die aan de slag is gegaan met HPE Greenlake.

De uitbesteding is overigens niet ten koste gegaan van medewerkers. Wel hebben diverse medewerkers andere rollen gekregen. Sommige mensen die voorheen verantwoordelijk waren voor techniek hebben in de nieuwe situatie meer een regiefunctie gekregen, terwijl juist SLTN de techniek voor zijn rekening neemt. “Dat heeft geleid tot een efficiëntere organisatie met een gezond evenwicht tussen hoeveelheid werk en de beschikbare mensen. We hebben zo een goede hybride vorm gecreëerd door het partnership met SLTN”, zegt Schmid. “En met HPE Greenlake nemen we innovatieve nieuwe technologie als dienst af. En dankzij SLTN werken we met mensen die deze technologie begrijpen.” aldus Overzet.

Schmid: “ICT is voor ons een commodity. Je moet het wel zelf organiseren, maar we hoeven de kennis niet allemaal zelf in huis te hebben. We zijn te klein om alle facetten van de techniek zelf te willen beheersen, daar zijn hele goede partijen voor zoals SLTN die daar beter in zijn en dat ook tegen een betere kostprijs kunnen inkopen en beheren. Voor ons moet de basis gewoon werken. Voor onze gebruikers is de ICT het gereedschap dat altijd beschikbaar moet zijn. Ik probeer altijd te bewaken dat ICT geen negatief product wordt: je hoort niks als het werkt, en als het niet werkt dan is er gedoe. Gelukkig wordt dat binnen onze gemeente ruimschoots erkend en is er veel positieve aandacht voor alle werkzaamheden die zijn verricht in de herindeling, ook door de secretaris en bestuur.

Parallel aan het neerzetten van de nieuwe infrastructuur is ook storage en back-up opnieuw georganiseerd en ingericht door SLTN op basis van HPE Nimble en back-up met Veeam.”De back-up die on prem wordt gemaakt wordt via een beveiligde verbinding naar het datacenter van SLTN gerepliceerd”. Aldus Overzet. Overzet vervolgt: “Een volgende stap is de volledige transitie naar Office 365, waar we nu alleen nog Teams gebruiken. Tegelijk gaan lokale bestanden naar Sharepoint. De ideale situatie is dat we op de werkplek zelf niets meer hebben staan, maar dat we een volledige werkplek in de Cloud hebben.” Schmid: “We zijn nu zelf nog verantwoordelijk voor de applicatie laag, maar na afloop van het lopende contract nemen we weer onder de loep wat we zelf doen en wat we laten organiseren. En het ligt, gezien de ontwikkelingen in de markt, voor de hand dat je steeds minder zelf doet aan ICT als je geen hele dringende redenen hebt om het zelf te willen organiseren. Dat soort werkzaamheden komen steeds meer bij gespecialiseerde ICT-leveranciers als SLTN te liggen.”

“Nu al merk je dat het voor een organisatie met een relatief kleine ICT-afdeling niet meer zo eenvoudig is om alle ontwikkelingen bij te houden. Die kennis van de markt zit wel bij SLTN, en dat voelt voor ons heel comfortabel.”