Ludoma geeft klant na upgrade van legacy-IT inzicht in totale logistieke keten 

Ludoma is een logistieke dienstverlener voor organisaties die containers of pakketten willen verzenden in Europa. Om te kunnen groeien en om het serviceniveau te verhogen, was een automatiserings- en digitaliseringsslag nodig. Zo had het Tilburgse bedrijf de ambitie om klanten meer inzicht in de logistieke keten te geven, liefst real-time. Ludoma vroeg SLTN om ondersteuning.

Dit resulteerde onder meer in een upgrade van de legacy IT-omgeving en de snelle realisatie van een digitaal klantenportaal op een low-code platform.

Het in 1992 opgerichte Ludoma is specialist in het distribueren van goederen (zie kader). Het beschikt in Tilburg over een magazijn dat plek biedt aan honderdduizend pallets.
De organisatie zorgt ervoor dat producten zo snel en veilig mogelijk op hun bestemming aankomen.

Daar hoort heel wat papierwerk bij, dat Ludoma allemaal uit handen kan nemen. Ludoma beschikt bijvoorbeeld over nauwe contacten met de douane om de in- en uitvoer van producten soepel te laten verlopen.

Verder ondersteunt Ludoma bij het afhandelen van facturen en betalingen. Ook helpt het klanten te voldoen aan de per land verschillende voorschriften voor verpakkingsmateriaal, door aanpassingen of reparatie.

Ludoma

• Full-service logistieke dienstverlener.

• Ontzorgt klanten op het gebied van transport, inclusief douaneafhandeling, transport, opslag, service en inkoop, administratie.

• Ook klantcontact en verkoop kan Ludoma op zich nemen.

• Doet zaken met een breed scala aan vervoerders.

• Tevens importeur van een aantal merken in exclusieve geluidsapparatuur.

• Verzorgt de distributie van deze apparatuur naar particulieren via een Europees netwerk van lokaal gespecialiseerde agenten.

• Beschikt over geavanceerde software bijvoorbeeld om regelmatig te kunnen rapporteren.

• Zowel magazijn als onderdelencentrum zijn volledig geautomatiseerd, voor snelle afhandeling van orders.

Bron: ludomaservices.com

De uitdaging: voldoen aan hogere verwachtingen
Ludoma merkte dat klanten steeds hogere verwachtingen hebben als het gaat om snelheid en betrouwbaarheid van transport. Het wilde daaraan tegemoet komen, door klanten actueel inzicht te geven in het logistieke proces. Onderdelen van dat proces zijn bijvoorbeeld inkoop, voorraadbeheer, verkoop en reparatie. Een digitaal klantenportaal is dé manier om daar een inkijk in te verschaffen. Ludoma wilde graag dat klanten in het portaal ook zelfstandig UPS-zendingen aan kunnen maken.

Track-and-trace-techniek zou hen vervolgens in staat moeten stellen de status op de voet te volgen. Het portaal moest tevens de plek worden om een ontvangstbevestiging of POD (Proof of Delivery) te tonen.

Een andere wens van Ludoma was om orders sneller en efficiënter te kunnen verwerken. Gegevens worden vaak wel elektronisch verstuurd, maar de ontvanger moet vaak nog allerlei handelingen verrichten om ze op de juiste plek in zijn systeem te krijgen. Door systemen aan elkaar te koppelen (integratie) is het mogelijk om ze rechtstreeks met elkaar te laten ‘praten’, wat veel tijd scheelt. Bijkomend voordeel hiervan is dat er minder mis kan gaan; bij handmatig overnemen van gegevens worden bijvoorbeeld nog wel eens tikfouten gemaakt.

Ludoma begreep dat voor realisatie van een portaal en integratie van ordersystemen modernisering van de legacy AS/400-omgeving nodig was. Voor advies, begeleiding en doorontwikkeling werd SLTN gevraagd, om tegemoet te komen aan de toenemende vraag naar specialisten in technisch systeem- en applicatiebeheer van deze IBM System i omgevingen (de huidige benaming voor AS/400).

SLTN staat erom bekend dat het met een low-code ontwikkelplatform snel nieuwe functionaliteiten aan een bestaand applicatielandschap kan toevoegen. Low-code is een methode die programmeren eenvoudiger maakt en daardoor zorgt voor aanzienlijke tijdwinst.

De oplossing: applicatiemodernisering
SLTN koos voor een gefaseerde aanpak, die begon met een analyse van de bestaande IT-omgeving. Ook dachten de experts van SLTN mee over de vraag hoe andere bedrijfsactiviteiten geautomatiseerd en gedigitaliseerd kunnen worden. Onder meer facturatie en processen in het magazijn werden daarbij onder de loep genomen. Het bleek niet nodig om bij de modernisering van de applicatieomgeving al het oude te laten vervallen. Er kon prima worden verder gebouwd op de bestaande omgeving. Een aanpak die vaker wordt gekozen en die resulteert in een hybride situatie, waarin zoveel mogelijk bestaande componenten worden hergebruikt.

Onderdelen van de roadmap:

• Uitbreiding en modernisering van functionaliteiten.

• Implementatie van het klantenportaal op een low-code platform.

• Koppeling van het platform aan de bestaande

IT-omgeving.

• Aanmaken van klantprofielen en toekennen van autorisaties.

• Ontwikkeling en integratie van een applicatie voor verzending via UPS.

• Ontwikkeling van webservices voor o.a. geautomatiseerde orderinbreng.

• Begeleiding en training van medewerkers in het gebruik van de nieuwe functionaliteiten.

Een webservice wordt wel gezien als de beste manier om twee softwarepakketten volledig geautomatiseerd data met elkaar te laten uitwisselen. Dit klinkt eenvoudig maar is in werkelijkheid vaak een uitdaging, vooral omdat er een soort ‘digitale tolk’ nodig is om ervoor te

Het resultaat: upgrade IT, klantvriendelijk portaal, integratie ordersystemen

Marc Engel, CEO van Ludoma, meent dan ook dat zijn bedrijf hierdoor een grote stap voorwaarts zet. ‘’De mensen van SLTN hebben zich echt verdiept in onze business. Ze hielden rekening met onze wensen om zoveel mogelijk uit gedane investeringen te halen.”

Volgens Engel is SLTN echt een bedrijf dat adviseert én realiseert.

De CEO vervolgt: “Daardoor en doordat SLTN meerdere dagen fysiek aanwezig was, konden we snel schakelen en stappen zetten. In een half jaar tijd heeft SLTN enorme waarde toegevoegd aan onze business door de AS/400-omgeving door te ontwikkelen en te moderniseren.”