SLTN helpt Iron Mountain met specialistische maatwerkoplossing

Iron Mountain is een wereldwijd opererende informatiemanagement organisatie, opgericht in de Verenigde Staten. Van oudsher was het bedrijf actief op het gebied van fysieke, papieren archieven, maar die activiteiten zijn steeds meer uitgebreid naar informatiemanagement in bredere zin, waar ook digitale opslag onderdeel van uitmaakt, inclusief back-ups. De nieuwste activiteit is informatiemanagement in de cloud. Archieven kunnen zowel fysiek als digitaal bij Iron Mountain worden opgeslagen èn beheerd.

“Een van de belangrijkste aspecten van ons werk is het beveiligen van de informatie die we verwerken”, zegt Lisa Dokter, Operational Process Manager Benelux bij Iron Mountain. “We verzorgen archiefmanagement in de breedste zin van het woord, onder meer voor overheidsinstellingen. Digitaliseren heeft de toekomst, maar opvallend genoeg blijft het beheer van fysieke archieven nog steeds groeien.”

“Ik heb contact gezocht met SLTN omdat we voor een grote overheidsorganisatie bezig waren, en voor hen zijn we een tool gaan ontwikkelen. We hebben weliswaar een grote eigen IT-afdeling, maar deze klant wilde zo’n specifieke maatwerkoplossing dat we daarvoor specialistische hulp nodig hadden. Dat paste niet binnen ons eigen IT-organisatie.”

“De uitdaging was om binnen een hee korte tijd een enorm grote hoeveelheid dossiers te splitsen op basis van door de klant opgestelde criteria: een deel van de dossiers zou daarop moeten worden opgeslagen, een ander deel zou direct mogen worden vernietigd. In totaal zou het gaan om ongeveer 40.000 dossiers per week. Dat zou heel tijdrovend geweest zijn, of veel extra menskracht gekost hebben. Met de zelf ontwikkelde softwaretool konden we snel geautomatiseerd die selectie doen.”

“Na het splitsen konden we vervolgens vlot het normale proces in, zoals we dat voor onze andere klanten ook doen. Daar hebben we onze eigen systemen, processen en IT-ondersteuning voor. Dat maatwerk voorafgaand is uitbesteed. Daarvoor zijn we bij SLTN terecht gekomen, op basis van gesprekken met drie partijen op een shortlist. Die keuze is gemaakt omdat ik bij SLTN het gevoel had dat ze wisten wat onze behoefte lag. Ik ben geen IT-er, maar kon wel uitleggen wat er moest gebeuren. SLTN had goed door wat er daarvoor technische gebouwd zou moeten worden, dat gaf vertrouwen.”
De oplossing werkt onder meer met barcodes die door de klant aan elk dossier zijn toegevoegd. Die worden gescand, en op basis van die scan wordt op het scherm van een medewerker een kleurcode getoond die aangeeft wat er volgens het systeem mee zou moeten gebeuren. Het systeem is neergezet in ongeveer twee maanden, vervolgens zijn er nog wat aanpassingen geweest.

“We zijn ondertussen bezig met een wijziging om het nog sneller te laten verlopen, door over te stappen van een Access-database naar een SQL-database. Hiermee willen we zoveel mogelijk dossiers geautomatiseerd, dus zonder menselijke tussenkomst, laten verwerken. Ook kunnen we achteraf met rapportages altijd zien wat er gebeurd is. Belangrijk in de samenwerking met SLTN was de bereidwilligheid om zaken aan te passen als er zaken anders moesten. Zij konden altijd onze behoeften omzetten in technische oplossingen.”

“Ik denk dat het belangrijk is om je bewust te zijn van je eigen aannames, vanuit je eigen vakjargon en ervaring. Zorg dat je dat in kaart hebt, en dat je dat weer los kunt laten op het moment dat je spreekt met een ontwikkelaar. Dat kan gaan om simpele zaken, zoals het gegeven dat de metadata van dossiers te vinden zijn op de doos waar het dossier inzit. Dat weet ik, maar een ontwikkelaar weet niet vanzelf waar die metadata zitten. Dat moet je dus expliciet maken. Bij SLTN heeft dat tot een goed resultaat geleid.”